Estos días de Coronavirus, y las medidas de aislamiento social nos han hecho reflexionar y priorizar lo que consideramos importante en nuestra organización, las estrategias de cada entidad o empresa han sido diversas, ellas las posicionarán, ayudarán a su transformación digital o en caso contrario, se alejarán a una distancia notoria frente a las que están avanzando.
Uno de los cambios de gran utilidad es el uso de documentos digitales con valor legal, los certificados digitales están siendo de gran ayuda en los trámites virtuales. (comúnmente mal conocidos como firma digital)
Actualmente el RENIEC está brindando mayores facilidades para consumir este servicio y si aún no hay una decisión en tu organización, es momento de impulsarlo.
La decisión la tomará la alta dirección, pero como es de interés institucional, impactará en la mayoría de los trabajadores de la organización, surgirán dudas y resistencia al cambio. Las preguntas y dudas vendrán de diferentes áreas y perfiles profesionales; es necesario responderlas.
RENIEC nos ayudó a absolver muchas de nuestras dudas y otras nos dimos cuenta en el camino, así que les comparto algunas preguntas frecuentes, cabe mencionar son muy básicas, surgieron al iniciar la propuesta para usar los certificados digitales (si eres un experto en el tema posiblemente este articulo no sea para ti)
- ¿Qué tipos de certificado digital ofrecen?
Como persona natural y como persona jurídica: para el suscriptor es decir personal de la empresa y agente automatizado (un software es quien firma a nombre de la organización)
- ¿En mi organización qué certificado digital puedo usar para firmar?
De preferencia como persona jurídica, de ese modo hay un registro previo de los datos básicos de la organización, del firmante y el rol. Para ello debe contar con el “Contrato de Prestación de Servicios de Certificación Digital de Clase III – Persona Jurídica”
- ¿Se requiere que el titular de la organización se apersone a RENIEC?
No necesariamente, la organización puede delegar un responsable y un alterno para realizar la gestión de certificados digitales. En nuestro caso la presidencia generó una resolución designando un responsable y un alterno, este documento fue enviado a RENIEC.
- ¿Cómo iniciar la operatividad?
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- Gestionar el “Contrato de Prestación de Servicios de Certificación Digital de Clase III – Persona Jurídica” con el RENIEC
- Si el titular de la organización no dispone de tiempo, debe designar un responsable de la gestión de certificados digitales. Llenar el formato: “solicitud de notificación vía correo electrónico” y emitir vía correo un oficio dirigido a la subgerencia de Certificación, adjuntar el formato y la resolución de delegación.
- Una vez aprobado el formato, el RENIEC se comunica con la organización para proveerle el primer certificado al responsable de la gestión y las credenciales para ingresar a la Plataforma Integrada de la Entidad de Registro (PIER)
- Generar una lista del personal para solicitar los certificados en la plataforma, este ingreso puede ser de uno en uno o en lote.
- RENIEC enviará un correo a cada persona del listado para la captura de los datos biométricos y le proveerá el certificado digital.
- ¿Necesito DNI electrónico para firmar como parte de una organización?
No, una organización se registra como persona jurídica, y los firmantes son parte de la organización, en este caso puedes tener instalado el certificado en tu computadora o un dispositivo token.
- ¿Es muy costoso?
No, es gratuito, lo brinda RENIEC y está certificado por Indecopi.
- ¿Para firmar, hay que salir del software que estoy usando?
No necesariamente, hay opciones para integrar los componentes de firma a cualquier software de tu organización, la codificación es sencilla RENIEC te brinda información paso a paso.
Si no deseas integrarlo, también puedes firmar haciendo uso del Refirma, software de RENIEC.
- ¿Qué pasa si formatea la computadora donde se ha descargado el certificado digital?
Hay que tener mucho cuidado, si formatea la computadora donde descargó o instaló el certificado, deber realizar nuevamente el trámite para solicitar un certificado digital.
- ¿Qué pasa si se realiza el trámite y no se instala o descarga el certificado?
Tienes un plazo de 30 días, si excede el plazo, se cancela automáticamente. En nuestro caso paso eso, y tuvimos que volver a tramitar.
- ¿Qué pasa si una persona se va de vacaciones o deja de trabajar?
Hay que mencionar que las solicitudes de certificado digital para la empresa se realizan a través de un software que RENIEC proporciona, se designa un responsable de la organización solicitante para administrar las altas y bajas de los certificados digitales.
Si el personal se va de vacaciones, deja de trabajar, el área de recursos humanos debe comunicar al responsable de las altas y bajas de los certificados digitales, para que suspenda el certificado digital del trabajador.
- ¿Qué pasa si el trabajador ya tiene un certificado digital y cambia de cargo?
Puede seguir firmando con el certificado que tiene, el certificado no está amarrado al rol, solo a la identidad de la persona.
- ¿Cuánto tiempo tienen vigencia los certificados?
Los certificados digitales tienen vigencia por un año, si requieren ampliar la vigencia, el representante de la gestión de certificados de la entidad puede realizarlo a través del sistema, no existe necesidad de apersonarse a RENIEC.
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